Apresentação
A Seção de Almoxarifado e Patrimônio da UFV/CRP compreende as atividades de duas naturezas diferentes.
1. Almoxarifado
Responsável pelo recebimento, guarda, segurança, distribuição, preservação e controle dos materiais adquiridos pela Instituição. Sendo assim, de acordo com o Regimento do Campus, o Almoxarifado tem como suas principais funções:
01) Conferir e inspecionar o material adquirido, face às especificações de compras;
02) Manter atualizado o controle de estoque mínimo e máximo dos materiais;
03) Receber e armazenar, devidamente codificado e classificado, o material adquirido;
04) Atender às requisições de materiais;
05) Controlar o estoque de material, com vistas a prevenir faltas ou excessos;
06) Comunicar ao Serviço de Patrimônio a distribuição de material permanente;
07) Elaborar inventários dos materiais em estoque.
08) Realizar o registro e manter cadastro dos materiais e equipamentos do Campus;
09) Registrar toda e qualquer cessão, alienação, permuta ou baixa de material permanente;
10) Controlar a movimentação de material permanente e equipamentos;
11) Realizar vistorias periódicas em materiais e equipamentos, com vistas à manutenção e recuperação necessárias à atualização dos registros;
12) Manter em arquivos termos de responsabilidade por materiais e equipamentos;
13) Elaborar inventários de bens patrimoniais.
2.Competências
2.1 Recepção
2.1.1 Recebimento
– Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais.
– Não receber mercadorias particulares e àquelas adquiridas vai Funarbe.
– Proceder a triagem da documentação suporte (nota de empenho e mapa de distribuição) para o recebimento.
– Analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi empenhada, inclusive qual o tipo de empenho (ordinário, estimativo, global).
– Proceder o recebimento provisório, conforme previsto na legislação vigente, através de conferência visual, verificando as condições da embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada, comparar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Conhecimento de Transporte Rodoviário com os volumes a serem efetivamente recebidos.
– Em caso de desacordos, a entrega deve ser recusada, transcrevendo os motivos no verso da documentação (nota fiscal e conhecimento de transporte rodoviário).
2.1.2 Conferência
– Conferência Quantitativa: Atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor no documento corresponde efetivamente à recebida e contratada.
– Conferência Qualitativa: Atividade que tem por objetivo garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica visa garantir o recebimento adequado do material. São utilizados no processo de inspeção: a especificação de compra do material e alternativas aprovadas (nota de empenho e mapa de distribuição); desenhos e catálogos técnicos; dentre outros.
A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos. A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, etc. A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais e os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais ou equipamentos.
– O interessado será convocado para realizar a conferência da mercadoria em um prazo legal de 05 dias úteis. Caso não seja possível a realização da conferência pessoalmente, o interessado deverá indicar outro servidor devidamente qualificado para que o faça. Não permitir a retirada do bem para sua conferência. Expirado o prazo legal, caso o interessado não compareça ao Almoxarifado para realizar a conferência, o Serviço de Almoxarifado e Patrimônio a realizará, conferindo se a marca e modelo da mercadoria entregue estão de acordo com o empenhado.
– Conferência de Materiais de Consumo:
| Natureza | Conferência | Pedido de Compra | Solicitação de Compra |
|---|---|---|---|
| Consumo | Conferente | Solicitante/Interessado | Solicitante/Interessado |
| Reagentes e Vidrarias | Técnico Laboratório | Técnico Laboratório | Técnico Laboratório |
| Docente | Técnico Laboratório / Docente | Docente |
2.1.3 Regularização/Aceitação
– Controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa (ateste da documentação), que poderá dar origem as seguintes situações: liberação de pagamento ao fornecedor, liberação parcial de pagamento ao fornecedor, devolução de material ao fornecedor, reclamação de falta ao fornecedor, entrada do material no estoque e entrega da mercadoria ao interessado.
– Os procedimentos de regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos: nota fiscal, conhecimento de transporte rodoviário, nota de empenho, mapa de distribuição, catálogos técnicos, desenhos.
– A reparação ou substituição do bem deverá ocorrer no prazo máximo de 15 (quinze) dias corridos a contar da notificação da Comissão Permanente de Licitação ao fornecedor sobre a recusa do mesmo. Esgotado esse prazo, a empresa será considerada em atraso e sujeita às penalidades cabíveis.
3. Armazenagem
3.1 Armazenagem
– A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plenas do edifício e a ordenação da arrumação. Compreendem as fases da armazenagem dos materiais: verificação das condições de recebimento do material; identificação do material; guarda na localização adotada; informação da localização física de guarda; verificação periódica das condições de proteção e armazenamento; separação para distribuição.
– Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função de parâmetros como: fragilidade, combustão, volatização, oxidação, explosão, intoxicação, radiação, corrosão, volume, peso e forma.
– Em caso de materiais permanentes, não será permitida a guarda de bens já conferidos e patrimoniados, cabendo ao responsável armazená-lo.
– O Serviço de Almoxarifado e Patrimônio receberá o suporte semanal e/ou quando necessário de 2 trabalhadores agrícolas para proceder atividades relacionadas a movimentação, organização e transporte de bens, dentre outras pertinentes à atividade.
3.2 Distribuição
– A distribuição dos materiais estocados deve ser realizada mediante programação ou necessidades dos demais setores da Instituição, através de requisição específica.
– Em caso de materiais permanentes, a entrega será realizada somente após o patrimônio do bem e a assinatura do termo de compromisso pelo responsável.
– O Serviço de Almoxarifado e Patrimônio receberá o suporte semanal e/ou quando necessário de 2 trabalhadores agrícolas para proceder atividades relacionadas a movimentação, organização e transporte de bens, dentre outras pertinentes à atividade.
4.Gestão do Estoque
– Controle de Estoque.
– Portfólio de produtos principais.
– Estabelecer políticas e diretrizes relativas a estoques e programar a aquisição e o fornecimento de material de consumo voltadas para o atendimento geral do Campus.
5. Execução do Empenho
– Controle da execução do empenho, através de sistema informatizado.
– Notificação junto ao fornecedor com entrega em atraso, realizada por meio de mensagens de correio eletrônico.
a) Envio de aviso de orientação ao fornecedor – 10 dias antes do vencimento do prazo de entrega.
b) Envio de cobrança ao fornecedor – Envio imediato, 1.o dia após o prazo previsto no edital ser extrapolado.
c) Envio do processo, devidamente instruído, à Procuradoria Jurídica – 15 dias após a comunicação realizada ao fornecedor.
– Intermediar tratativas realizadas com os fornecedores, relacionadas a prorrogação do prazo de entrega, alteração de características do objeto contratado.
– Formalizar todas as tratativas realizadas junto ao fornecedor.
– Instrução adequada do processo licitatório.
– Tramitar os pedidos de cancelamento de empenho e/ou enviados pelos fornecedores. Trâmite: O Fornecedor formaliza o pedido de cancelamento ⇨ O Agente do Almoxarifado apura os fatores motivadores ⇨ O Agente do Almoxarifado informa colhe parecer do interessado ⇨ Caso o parecer do interessado seja positivo, o Agente do Almoxarifado solicita à Auditoria Interna o cancelamento com as devidas motivações ⇨ AIN ⇨ DFN ⇨ Ordenador de Despesas ⇨ DFN ⇨ SMT/CRP ⇨ Informa ao Fornecedor e ao Serviço de Almoxarifado o cancelamento.
– Tramitar os pedidos de troca de marcas/modelos e prorrogação do prazo de entrega. Trâmite: O Fornecedor formaliza o pedido de cancelamento ⇨ O Agente do Almoxarifado apura os fatores motivadores ⇨ O Agente do Almoxarifado informa e colhe parecer do interessado ⇨ Caso o parecer do interessado seja positivo, o Agente do Almoxarifado deverá realizar 3 orçamentos do produto proposta na troca e encaminhar o pedido à Comissão Técnica de Execução de Empenho ⇨ Comissão Técnica de Execução de Empenho ⇨ Ordenador de Despesas ⇨ SMT/CRP ⇨ Informa ao Fornecedor e ao Serviço de Almoxarifado.
6. Garantia
– Identificar o bem se encontra em período de garantia, disponibilizando cópia digital da nota fiscal e da nota de empenho.
– Enviar o bem ao fornecedor.
– O Agente do Almoxarifado/Patrimônio deverá registrar a saída do bem, via processo.
Patrimônio
Atendendo ao disposto nos artigos 37 e 70 da Constituição Federal e legislações específicas e complementares, administra os bens permanentes da Instituição, relacionando-os a seus responsáveis nos diversos setores da Instituição.
Localização
A Seção de Almoxarifado e Patrimônio encontra-se na MG 230 – Km 08, a 500 metros da rodovia, primeira entrada à esquerda após a UFV no sentido Rio Paranaíba.
E-mail principal: sap.ufvcrp@yahoo.com.br / empenhocrp@ufv.br
Equipe
José Antonio de Babos Mendes | Telefone: (34) 3855-9377 | E-mail: jose.babos@ufv.br
Nathan Rabelo Martins | Telefone: (34) 3855-9379 | E-mail: nathanrabelo@ufv.br
Diretrizes e Fluxogramas:
Fluxograma de Recepção – Recebimento
Fluxograma de Recepção – Conferência
Legislação
Constituição Federal – Artigo 37